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【企業向け】オンライン・アシスタント活用術20選;バックオフィス・マーケティング・クリエイティブ

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こちらの記事でオンライン・アシスタントは絶対に活用した方がいい!ということをお伝えしました。たくさんの方に参考にしていただいているようなので、更に、弊社でどのように活用させていただいているかをお伝えします。

ご検討の参考にしてみてください。

前回の記事はこちら;『フジ子さん』を体験|オンライン・アシスタントが業務に与えるインパクト!活用法、メリット・デメリットまで

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オンライン・アシスタントはどのような業務で活用できるか?

業務的意思決定で完結するような業務については、ほぼオンライン・アシスタントに対応してもらうことが可能です(業務的意思決定についてはこちら)。

ここでは、特に人手不足に悩む中小企業経営者の助けとなる、バックオフィス、マーケティング、クリエイティブ、そしてオンライン・アシスタントを下請けとして活用する方法をお伝えします。

「バックオフィス」での活用術

バックオフィス業務は、日常的に人手不足を実感しやすい業務の1つで、特に経営者やその配偶者が頭を悩ませることになります。そんなバックオフィス業務でのオンライン・アシスタントの活用例を挙げました。

AI文字起こしと組み合わせた議事録の作成

大規模言語モデルの恩恵を受け、AI文字起こしは2024年現在ではかなり精度が高まっています。しかし、ビジネスシーンで利用しようとすると、「まとめ方がおかしい」「専門用語や社内用語が反映されない」「自社の規定のフォーマットに沿わない」など、かゆいところにはまだ手が届かない、とお感じかもしれません。

AI文字起こしをした上でオンライン・アシスタントに整えてもらうことで、そうした細部に拘った議事録が作成できます。

各種計数の定期的な確認と集計表への入力

一寸先が闇である中小企業経営においては、様々な計数を常時(せめて週次では)把握しておきたいところです。しかし、色々なところに散らばった計数を集めて表にするのは、それだけで労力がかかるもの。

そうした機会的な作業は、オンライン・アシスタントを活用して効率化することができます。

自動生成される請求書の日付や金額を修正:

オンライン・アシスタントは、請求書の自動生成後に日付や金額などの詳細を修正する手間を省きます。誤入力があった場合でも、簡単な指示で修正が可能です。これにより、正確でプロフェッショナルな請求処理が可能となり、経理作業の効率化が図れます。

入金の突合をして、未入金先に電話連絡

アシスタントは入金の確認と突合作業を自動化し、未入金の取引先に対するフォローアップを支援します。これにより、遅れが生じている入金の管理と迅速な対応が可能となり、キャッシュフローの最適化に貢献します。

また、逆に振込のチェックをしてもらうこともできます。これは、企業ガバナンスとしても有効です。

適当に放り込んだファイルを整理:

クラウド上のファイル管理は、どうしても煩雑になりやすいもの。オンライン・アシスタントにルールを伝えておけば、ファイルの種類や内容に基づいて整理し、適切なフォルダに分類してもらうことができます。これにより、ファイルの検索時間が短縮され、作業効率が向上します。

「マーケティング」での活用術

オンライン・アシスタントを活用することで、市場調査、データ分析、顧客セグメンテーションなどのマーケティング業務を効率化できます。これにより、ターゲット顧客に適切なメッセージを迅速に届け、キャンペーンの効果を最大化できます。

ブログの体裁を整える:

定期的にブログをアップしようとしても、「書く」ことだけに集中できないことは多くあります。記事本文を社員が作成したら、オンライン・アシスタントがフォーマットの調整や校正を行い、読みやすい内容に仕上げます。

これにより、プロフェッショナルなブログが簡単に作成できます。

尚、SEO対策された記事を書いてもらうことも可能です。※フジ子さんの場合は、エキスパート対応になります(フジ子さんの資料はこちら

ブログに必要な単調な調査:

ブログ記事作成に必要な情報収集やデータ調査をオンライン・アシスタントが担当します。時間がかかる作業を代行することで、よりクリエイティブな内容の構築に集中できます。

ブログのアイキャッチなどの画像を探して入れる:

記事の視覚的魅力を高めるため、適切なアイキャッチ画像やイラストを検索し、記事に挿入します。イメージにあった画像を探すのは、いつの間にかたくさんの時間をかけてしまう作業ですが、オンライン・アシスタントは進んでやってくれます。

これにより、読者の関心を引き、記事のクリック率を向上させる効果が期待できます。

Instagramのフィードを定期投稿:

ブログに並んで継続の難しいSNSの定期投稿。ソーシャルメディアの管理をアシスタントに委ねることで、定期的な投稿スケジュールの維持が可能です。これにより、フォロワーとのエンゲージメントを継続的に高めることができます。

お知らせをチャットに送って各媒体から配信:

お知らせやニュースは、対外的なPRとして非常に重要な手段ですが、企業HP,SNSなどあちこちに投稿しなければならず、手間がかかります。

オンライン・アシスタントにルーティンを伝えておけば、社内の連絡チャットで1回送信するだけで、同じ内容をブログやウェブサイト、SNSに転載して配信します。これにより、情報の一貫性とリーチの拡大が図れます。

メモ帳で書いたメルマガを配信システムに入力・配信テスト・配信予約:

メルマガは依然として販売における重要な媒体ですが、HTMLメールを毎回作成するのはなかなか骨が折れる作業です。

そこで、ニュースレターの内容をGoogleKeepなどの共有可能なメモ帳やWordなどでテキストベースで作成し、それをオンライン・アシスタントが配信システムに入力して配信テストを行い、配信を予約する、というルーティンを組みます。これにより、エラーの少ないスムーズな配信が実現します。

プレスリリースの下書き:

PRTIMESに代表されるプレスリリースは、配信の「型」がおおまかに決まっているものですが、残念ながら大抵の中小企業においてはその作成が得意な方は少ないです。

そこで、オンライン・アシスタントを活用して、企業のニュースや製品発表のためのプレスリリースの下書きまでを作成してもらいます。それに少し修正を加えるだけで、効果的なメディア対策とブランド認知の向上を図ることが可能です。

ターゲットリスト・送付先リストの作成:

マーケティングキャンペーンやイベントの対象者を選定するためのリスト作成をアシスタントが自動化します。顧客データを分析し、ターゲットに最適な顧客群を選出することで、キャンペーンの効率と効果を高めます。

定期ウェビナーのセッティング・告知などをマルっとおまかせ:

オンラインでのセミナーやウェビナーを実施する場合、自社媒体のほか、Peatixでの告知をしたり、参加申し込みを受付ける準備をしなければなりません。また、開始前にはリマインド、終わったらアンケート回収など、メインコンテンツ部分以外の業務量が多くなりがちです。

これらはマニュアル化できる作業ですが、煩雑でミスが起こりやすい業務と言えます。そこで、ウェビナーの運営をルーティン化し、オンライン・アシスタントにまかせてしまいます。これにより、イベントの準備にかかる手間を減らし、より多くの参加者を集めることが可能になります。

「クリエイティブ」での活用術

デザインやコンテンツ制作において、オンライン・アシスタントを活用することで、アイデアの発想から実際の制作までの工程をスムーズに進めることができます。クリエイティブな作業の品質を保ちながら効率を向上させます。

動画のトリミング:

動画撮影をすると、本編前後に余計なカットが存在します。しかし、そのトリミングをするにはPCで何度も視聴しながら細かい調整をする方が多いと思います。

編集が必要な動画ファイルのトリミングをマニュアル化しておいてオンライン・アシスタントにまかせ、目的に応じたフォーマットや長さに調整します。これにより、動画コンテンツのプロフェッショナルな仕上がりと、配信までのスピードが向上します。

動画の少し本格的な編集:

より高度な編集技術を要する動画制作においても、環境さえ整えれば、オンライン・アシスタントに特殊効果やトランジションの追加、色調整などを行わせることが出来ます。これにより、高品質なビデオコンテンツの制作が容易になります。

※フジ子さんの場合は、エキスパート対応になります(フジ子さんの資料はこちら

制作した動画のチェック:

制作した動画の品質管理をオンライン・アシスタントが担当し、テロップの誤字脱字やタイミング、視聴者に適したクオリティが保たれているかを第三者の目で確認します。エラーや不備があれば修正を促し、最終的な動画の品質を維持します。

本格的な広告バナーの制作:

デジタル広告キャンペーン用のバナー作成をアシスタントが行い、アトラクティブで効果的なビジュアルを提供します。これにより、クリック率の向上とキャンペーンの成功が期待できます。

フリーランスとのやり取りをお願いする:

フリーランスの業者とのコミュニケーションをアシスタントが代行し、プロジェクトの進行状況の管理や調整をスムーズに行います。これにより、プロジェクトの効率と成果の質が向上します。

※フジ子さんの場合は、エキスパート対応になります(フジ子さんの資料はこちら

ECプラットフォームのマニュアルを読んで実施してもらう:

ECプラットフォームは、ほとんどの部分は直感的に理解することができます。しかし、1度しかやらないであろうアレンジをしたい場合など、マニュアルを読み込んで操作するのは労力のかかることです。

そこでマニュアルをオンライン・アシスタントにオープンしておけば、それを事前に学習し、その知識をもとに実際の作業を行います。これにより、エラーの少ない運用が実現し、ECサイトを理想的な状態に保ちます。

番外編「下請けデータ入力センター」としての活用術:

オンライン・アシスタントを下請け業者のように活用することで、繁雑なデータ入力やスケジュール管理などを効率的に行い、本来の業務に集中することが可能です。これにより、全体の生産性が向上します。

クライアントから紙で提出された資料のデータ化:

紙のドキュメントをデジタル形式に変換する作業をアシスタントが行い、情報のアクセシビリティと再利用性を高めます。これにより、情報の共有や検索効率が向上します。

まとめ

弊社ではオンライン・アシスタントのフジ子さんを活用しており、その体験をもとに活用術を列挙してみました。

従業員を雇うことを考えると、初期教育コストや社会保険料などの観点から、かなりコストパフォーマンスの良い仕組みだと言えます。実際に弊社の生産性は格段に向上しましたし、クライアント様をはじめ、積極的におすすめしています。

人手が足りない...とお感じであれば、一度検討してみてはいかがでしょうか?

猿樂 昌之

猿樂 昌之

猿樂事務所(同 つむぐ人たち)の代表です。金融機関向け研修での補足情報や経営の知見を発信しております。よろしければSNSをフォローください。

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